能够真正落地的回顾行动项

一场回顾会议只有在之后真正带来改变时才值得花费时间，而通常出问题的不是讨论本身，而是后续的执行。团队带着一份充满良好意愿的清单离开会议，这份清单被放在没人会去查看的地方，大部分内容会在下一个冲刺开始前悄悄消失。解决办法不是开一场更好的会议，而是把每一项改进都变成一个有负责人和截止日期的、可追踪的行动项，并在下一次回顾开始时先回顾上一次的结果。下面将介绍：行动项为什么会丢失、证据怎么说，以及一个让它们真正落地的简单方法。

回顾行动项为什么会丢失

三种失败模式会反复出现：

• 它们被放错了地方。 白板在会议期间很好用，但一周之后就毫无用处。如果行动项不在团队每天工作的地方，它就会被忽视。
• 重新誊写是件麻烦事，于是就被省略了。 当有人需要把回顾会议中的行动项手动复制到任务工具里时，这一步往往是在繁忙的一周中最先被放弃的。
• 没有人对它们负责。 "我们应该改进代码审查"只是一个愿望。"Ana 将在周五之前提出一个审查时段方案"才是一个行动项。没有具体的人名和日期，就没有人需要为此负责。

研究怎么说

研究中有两个发现值得了解，因为它们直接指向了解决方案。

安全感先于坦诚。 数十年来关于团队的研究表明，心理安全感——一种团队成员共同相信在团队中承担人际风险是安全的信念——正是让人们愿意提出问题并从中学习，而不是为了不显得尴尬而保持沉默的关键所在。在一项涉及 51 个团队的基础性研究中，心理安全感预测了团队的学习行为，而学习行为又进一步预测了绩效表现（Edmondson, 1999）。只有当人们感到足够安全、愿意说出问题时，一次回顾会议才能真正挖掘出真实的问题，因此这种会议形式本身必须保护这种安全感。

负责人和截止日期与后续执行力密切相关。 关于行动项完成情况的严谨、经过同行评审的数据并不多，但现有的数字都指向同一个方向。在一项针对敏捷从业者的调查中，几乎所有人都会创建行动项，但只有一小部分人始终会为其设定截止日期。回顾工具供应商报告的数据只是一种相关性而非证据，但其结论是一致的：当一个条目同时拥有明确的负责人和截止日期时，完成率会显著上升。（参考文献见下方"参考文献"部分。）

实际的启示是：先让坦诚变得安全，然后让每一个行动项都具体且有明确的负责人。

让坦诚变得安全

失去价值最快的方式，就是让人们写下让自己感到舒适的内容，而不是真实的想法。一个简单的流程习惯可以帮助解决这个问题：在每个人都添加完自己的便签之前，先让所有便签保持隐藏，然后再一起揭晓。 当便签一开始保持私密时，人们写下的是自己真实的想法，而不是对墙上已有内容的回应。这与计划扑克中同时揭晓背后的反锚定理念是一样的：先独立输入，再进行讨论。

三区看板

保持结构简单，并且每次都使用相同的结构：进展顺利、待改进和行动项。让大家在整个冲刺期间随时添加便签，而不仅仅是在会议上，这样重要的时刻就能在发生时被记录下来，而不是到最后才凭模糊的记忆去补充。

两个习惯能让讨论更加聚焦：

• 一起揭晓便签，如上所述，这样就没有人会被第一条评论锚定。
• 把每一项改进和对应的行动项关联起来。 把"待改进"中的问题和"行动项"中具体的条目连接起来，这样"为什么"就能始终与"做什么"绑定在一起。

把改进转化为真正的行动项

回顾会议结束时，行动项中的每一条便签都应该变成一个可追踪的条目，并包含以下三个要素：

把它保存在一个地方，紧挨着它所产生的那次回顾记录，并清楚地显示还有多少条目处于待处理状态、多少条目已经逾期。目标是不需要把任何内容复制到另一个工具里，因为复制这一步恰恰是行动项最容易丢失的地方。

用上一次的结果开启下一次回顾

在收集新的便签之前，先花两分钟回顾上一次的行动项。哪些已经完成？哪些卡住了，为什么？这样做的团队很快会注意到一个变化：行动项的数量变少、规模变小、内容也更具体，回顾会议也不再反复提出同样的抱怨。

一个有负责人和截止日期的行动项，胜过五个美好的意愿。

快速检查清单

• 在整个冲刺期间随时添加便签，而不仅仅是在会议上。
• 一起揭晓便签，然后再进行讨论。
• 把每一项改进都转化为一个具体的行动项。
• 为每个行动项指定一个负责人和一个截止日期。
• 在下一次回顾开始时，先回顾上一次行动项的状态。

常见问题

为什么回顾行动项总是无法完成？

通常是因为它们被放在没人会查看的地方，需要被重新誊写到另一个工具里，或者没有一个具体的人对其负责。把每个行动项都保存在同一个地方，并指定负责人和截止日期，就能消除这三个失败点。

一次回顾会议应该产生多少个行动项？

越少越好。一两个具体的、有明确负责人并且真正能完成的行动项，胜过一长串美好的意愿清单。如果团队持续产生超出自己能力范围的行动项，就应该设定上限，只有在仍然重要时才把剩余的结转到下一次。

谁来负责一个回顾行动项？

一个被明确指名的人，绝不是"团队"。负责人不需要亲自完成所有工作，但要对这件事的推进负责。共同负责通常就等于没有人负责。

如何让回顾会议让人感到安全？

让人们在不被注视的情况下添加和揭晓便签，每次都保持同样简单的结构，并把重点放在流程本身，而不是指责个人。研究表明，这种心理安全感与团队的学习和改进能力密切相关。

未完成的行动项应该如何处理？

在下一次回顾会议开始时先回顾它们。关闭已经完成的条目，对于卡住的条目，在结转之前先弄清楚原因。如果某个条目一再拖延且已不再重要，就应该坦诚地将其放弃，而不是让它一直悬而未决。

回顾会议的三栏分别是什么？

一种常见且简单的格式是"进展顺利"、"待改进"和"行动项"。前两栏为讨论搭建框架，第三栏则是把改进转化为具体、有明确负责人的承诺的地方。

参考文献

1. Edmondson, A. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350-383（心理安全感预测团队学习行为，而学习行为又预测绩效表现；研究对象为 51 个团队）。
2. Dingsøyr, T. et al. (2018). Learning in the Large: an Exploratory Study of Retrospectives in Large-Scale Agile Development. XP 2018, LNBIP 314（一项纵向案例研究；提出的大多数问题都与团队学习和改进相关）。
3. Practitioner and vendor data on action-item completion (Retrium practitioner survey; retro-tool completion figures)：关于行动项完成情况的从业者与供应商数据——明确的负责人和截止日期始终与更高的完成率相关联。应将其视为相关性，而非证据。