Działania z retrospektywy, które nie giną

Retrospektywa ma sens tylko wtedy, gdy coś się po niej zmienia. Zwykle zawodzi nie sama dyskusja, lecz dalsze działanie. Zespół wychodzi z listą dobrych chęci, która trafia w miejsce, do którego nikt nie zagląda, i po cichu znika przed kolejnym sprintem. Rozwiązaniem nie jest lepsze spotkanie, lecz zamiana każdego usprawnienia w jedno śledzone działanie z osobą odpowiedzialną i terminem oraz rozpoczęcie kolejnej retrospektywy od omówienia poprzedniej. Poniżej wyjaśniamy, dlaczego działania giną, co mówią badania i jak sprawić, by zostały zrealizowane.

Dlaczego działania z retrospektywy giną

Regularnie powtarzają się trzy przyczyny:

• Trafiają w niewłaściwe miejsce. Tablica świetnie sprawdza się podczas spotkania, ale tydzień później jest bezużyteczna. Jeśli działanie nie znajduje się tam, gdzie zespół pracuje na co dzień, łatwo o nim zapomnieć.
• Ponowne przepisywanie jest uciążliwe, więc zespół je pomija. Gdy ktoś musi ręcznie skopiować działania z retrospektywy do narzędzia do zarządzania zadaniami, w intensywnym tygodniu ten krok jako pierwszy wypada z planu.
• Nikt za nie nie odpowiada. „Powinniśmy usprawnić przeglądy kodu” to życzenie. „Ana zaproponuje terminy przeglądów do piątku” to działanie. Bez nazwiska i daty nikt nie ponosi odpowiedzialności.

Co mówią badania

Warto znać dwa wnioski z badań, ponieważ wskazują wprost na rozwiązanie.

Bezpieczeństwo poprzedza szczerość. Wieloletnie badania zespołów pokazują, że bezpieczeństwo psychologiczne — wspólne przekonanie, że można podejmować ryzyko w relacjach z innymi — pozwala zgłaszać problemy i wyciągać wnioski zamiast milczeć z obawy przed utratą twarzy. W przełomowym badaniu 51 zespołów bezpieczeństwo psychologiczne przewidywało zachowania sprzyjające uczeniu się, które z kolei wiązały się z wynikami pracy (Edmondson, 1999). Retrospektywa ujawnia rzeczywiste problemy tylko wtedy, gdy ludzie czują się bezpiecznie, mówiąc o nich, dlatego jej format powinien to gwarantować.

Właściciele i terminy mocno wiążą się z realizacją. Rzetelnych, recenzowanych danych na temat ukończonych działań jest niewiele, ale dostępne liczby wskazują w tym samym kierunku. W jednym badaniu osób praktykujących agile niemal wszyscy tworzyli działania, lecz tylko niewielka część zawsze wyznaczała im termin. Dane dostawców narzędzi do retrospektyw pokazują korelację, a nie dowód, ale są z tym zgodne: odsetek ukończonych działań znacznie rośnie, gdy mają wskazaną osobę odpowiedzialną i termin. (Źródła znajdują się poniżej).

Praktyczny wniosek: zadbaj o szczerość i bezpieczeństwo, a następnie przypisz każdemu działaniu konkretną osobę i termin.

Zadbaj o szczerość i bezpieczeństwo

Najłatwiej stracić wartość retrospektywy, gdy uczestnicy zapisują to, co wygodne, zamiast tego, co naprawdę myślą. Pomaga prosta zasada: ukryj notatki każdej osoby, aż wszyscy dodadzą swoje, a potem odkryjcie je razem. Gdy notatki są początkowo prywatne, ludzie zapisują własne przemyślenia, zamiast reagować na to, co już wisi na tablicy. To ta sama zasada ograniczania zakotwiczenia, która działa przy jednoczesnym odkrywaniu kart w planning poker: najpierw niezależne opinie, potem dyskusja.

Tablica z trzema obszarami

Zachowaj prostą i niezmienną strukturę: Co poszło dobrze, Do poprawy i Działania. Pozwól uczestnikom dodawać karteczki przez cały sprint, a nie tylko podczas spotkania, aby ważne zdarzenia zapisywać na bieżąco, zamiast odtwarzać je z pamięci pod koniec.

Dwie praktyki pomagają prowadzić lepszą dyskusję:

• Odkrywajcie notatki jednocześnie, aby nikt nie sugerował się pierwszym komentarzem.
• Łącz każde usprawnienie z działaniem. Połącz problem z obszaru „Do poprawy” z konkretnym działaniem w sekcji „Działania”, aby zachować związek między przyczyną i rozwiązaniem.

Zamień usprawnienia w konkretne działania

Po zakończeniu retrospektywy każda notatka w sekcji Działania powinna stać się jednym śledzonym zadaniem z trzema elementami:

Przechowuj je w jednym miejscu, obok retrospektywy, z której pochodzą, i pokazuj liczbę działań nadal otwartych oraz przeterminowanych. Celem jest wyeliminowanie przepisywania do innego narzędzia — to właśnie na tym etapie działania najczęściej giną.

Rozpocznij kolejną retrospektywę od poprzedniej

Zanim zbierzesz nowe notatki, poświęć dwie minuty na działania z poprzedniego spotkania. Co już ukończono? Co utknęło i dlaczego? Zespoły, które tak postępują, szybko zauważają, że działań jest mniej, są mniejsze i bardziej konkretne, a retrospektywy przestają powtarzać te same skargi.

Jedno działanie z właścicielem i terminem jest warte więcej niż pięć dobrych chęci.

Krótka lista kontrolna

• Dodawaj notatki w trakcie sprintu, nie tylko na spotkaniu.
• Odkryjcie notatki jednocześnie, a następnie je omówcie.
• Zamień każde usprawnienie w jedno konkretne działanie.
• Każdemu działaniu przypisz osobę odpowiedzialną i termin.
• Rozpocznij kolejną retrospektywę od sprawdzenia poprzednich działań.

Często zadawane pytania

Dlaczego działania z retrospektywy nigdy nie są realizowane?

Najczęściej trafiają w miejsce, do którego nikt nie zagląda, trzeba przepisać je do innego narzędzia albo nie odpowiada za nie jedna konkretna osoba. Przechowywanie każdego działania w jednym miejscu, wraz z osobą odpowiedzialną i terminem, eliminuje wszystkie trzy problemy.

Ile działań powinna przynieść retrospektywa?

Im mniej, tym lepiej. Jedno lub dwa konkretne działania z przypisanymi osobami, które rzeczywiście zostaną wykonane, są lepsze niż długa lista dobrych chęci. Jeśli zespół regularnie wymyśla więcej, niż może zrealizować, ustal limit i przenoś pozostałe tylko wtedy, gdy nadal są ważne.

Kto powinien odpowiadać za działanie z retrospektywy?

Jedna wskazana osoba, nigdy „zespół”. Właściciel nie musi wykonywać całej pracy, ale odpowiada za jej postęp. Wspólna odpowiedzialność często oznacza, że nie odpowiada nikt.

Jak sprawić, by retrospektywa była bezpieczna?

Pozwól uczestnikom dodawać i odkrywać notatki bez bycia obserwowanym, za każdym razem stosuj tę samą prostą strukturę i skupiaj się na procesie, a nie obwinianiu ludzi. Badania łączą takie bezpieczeństwo psychologiczne z uczeniem się i doskonaleniem zespołów.

Co zrobić z niedokończonymi działaniami?

Omów je na początku kolejnej retrospektywy. Zamknij ukończone, a w przypadku opóźnionych najpierw zapytaj o przyczynę, zanim przełożysz je dalej. Jeśli działanie ciągle jest odkładane i nie ma już znaczenia, uczciwie je usuń, zamiast pozostawiać bez końca.

Jakie są trzy kolumny retrospektywy?

Popularny, prosty format to „Co poszło dobrze”, „Do poprawy” i „Działania”. Pierwsze dwa obszary wyznaczają tematy dyskusji, a trzeci zamienia usprawnienia w konkretne zobowiązania z przypisanymi osobami.

Źródła

1. Edmondson, A. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. Administrative Science Quarterly, 44(2), 350–383 (bezpieczeństwo psychologiczne przewiduje uczenie się zespołu, które wiąże się z wynikami; badanie 51 zespołów).
2. Dingsøyr, T. i in. (2018). Learning in the Large: an Exploratory Study of Retrospectives in Large-Scale Agile Development. XP 2018, LNBIP 314 (podłużne studium przypadku; większość poruszanych kwestii dotyczy uczenia się i doskonalenia zespołu).
3. Dane praktyków i dostawców o realizacji działań (badanie praktyków Retrium i dane dostawców narzędzi retro): wskazanie osoby odpowiedzialnej i terminu konsekwentnie wiąże się z wyższym odsetkiem realizacji. Traktuj to jako korelację, nie dowód.